Transparentność wynagrodzeń staje się jednym z najważniejszych wyzwań na rynku pracy. Wraz z wejściem w życie Dyrektywy 2023/970, firmy będę musiały stworzyć przejrzyste i sprawiedliwe systemy wynagrodzeń. Aby spełnić te wymogi, konieczne jest opracowanie siatek wynagrodzeń, które grupują stanowiska o podobnej wartości oraz pozwolą wprowadzić jasne, transparentne zasady ustalania wynagrodzeń.
Dobrze zaprojektowana siatka płac zapewnia nie tylko przejrzystość i sprawiedliwość w organizacji, ale także wspiera spójność wewnętrzną i konkurencyjność wobec rynku.
Czym jest siatka wynagrodzeń?
Siatka wynagrodzeń to narzędzie służące do uporządkowania wynagrodzeń pracowników w firmie oraz do wspierania procesu ustalania wynagrodzeń. Umożliwia określenie zasad wynagradzania dla poszczególnych grup stanowisk, zachowując równowagę między wynagrodzeniem zasadniczym pracowników a ich kompetencjami i odpowiedzialnością. W praktyce, dobrze skonstruowana siatka wynagrodzeń gwarantuje spójność, równość płacową i zgodność z przepisami prawa pracy.
Siatka płac pełni kilka kluczowych funkcji:
Funkcja porządkująca – porządkuje wszystkie stanowiska, eliminując przypadkowość w ustalaniu płac.
Funkcja motywacyjna – pokazuje, jak pracownik może wzrastać w przedziałach płacowych wraz z rozwojem kompetencji.
Funkcja kontrolna – pozwala HR oraz zarządowi monitorować poziomy płac, reagować na anomalie i planować podwyżki.
Funkcja prawna – zapewnia zgodność z Dyrektywą 2023/970, która wymaga przejrzystości i równego traktowania.
Z czego składa się siatka płac?
Każda dobrze skonstruowana siatka wynagrodzeń powinna się składać się z kilku podstawowych elementów.
Kategoria zaszeregowania
Są to grupy stanowisk o zbliżonej wartości, ustalane na ogół w oparciu o wyniki wartościowania stanowisk. W ramach każdej kategorii zaszeregowania grupowane są stanowiska o podobnym zakresie odpowiedzialności, wymaganiach kompetencyjnych i wpływie na cele firmy.
Przedziały wynagrodzeń
Dla każdej kategorii zaszeregowania ustalane się tzw. widełki płacowe, składające się z:
a) stawki minimalnej (min) – dolna granica wynagrodzenia dla danej kategorii zaszeregowania
b) stawki środkowej (midpoint) – środek kategorii zaszeregowania
c) stawki maksymalnej (max) – górna granica płacy dla danej kategorii.
Rozpiętość widełek pokazuje różnicę między minimum a maksimum. Na przykład, jeśli midpoint wynosi 6 000 PLN, a rozpiętość to ±20%, to widełki płacowe będą się mieściły w przedziale od 4 800 do 7 200 PLN. Szerokość widełek decyduje o elastyczności systemu wynagradzania. Im większa rozpiętość, tym większe możliwości różnicowania płac w ramach jednego poziomu zaszeregowania, w zależności od doświadczenia, wyników czy stażu pracy. Warto również pamiętać o nakładaniu się kategorii zaszeregowania, co pozwala zachować płynność w awansach i elastyczność w zarządzaniu wynagrodzeniami.
Etapy projektowania siatki płac
Proces przygotowania siatki płac powinien składać się kilku dobrze przemyślanych etapów.
Wartościowanie stanowisk
Podstawą ustalenia siatki płac jest wartościowanie stanowisk, które polega na analizie i ocenie stanowisk pracy pod kątem obiektywnych i neutralnych względem płci kryteriów np. odpowiedzialności, wymagań kwalifikacyjnych, wpływu na wyniki organizacji czy warunków pracy. Wynik wartościowania, najczęściej w postaci punktów, stanowi podstawę do przypisania stanowisk do poszczególnych kategorii zaszeregowania.
Analiza obecnych wynagrodzeń
Kolejnym etapem jest zebranie informacji o aktualnych stawkach wynagrodzeń w organizacji. Pozwala to ocenić, gdzie występują różnice i potencjalne nierówności.
Tworzenie kategorii zaszeregowania
Na podstawie wyników wartościowania tworzy się kategorie zaszeregowania, a do nich przypisuje konkretne stanowiska. Dla każdej kategorii opracowuje się przedziały wynagrodzeń, stanowiące podstawę siatki płac.
Benchmarking wynagrodzeń
Aby siatka wynagrodzeń była konkurencyjna wobec rynku warto zestawić ją z danymi zewnętrznymi. Można skorzystać zarówno z ogólnodostępnych źródeł (np. Główny Urząd Statystyczny (GUS)) jak i komercyjnych raportów płacowych dostarczanych przez zewnętrznych dostawców. Benchmarking wynagrodzeń pozwala określić czy firma płaci zgodnie z rynkiem, powyżej lub poniżej rynku.
Weryfikacja zgodności z przepisami
Tworząc nową siatkę płac, należy pamiętać o obowiązujących przepisach m.in. Kodeksie pracy, zasadach dotyczących minimalnego wynagrodzenia oraz zapisach Dyrektywy 2023/970, która nakłada obowiązek zapewnienia transparentności wynagrodzeń i przeciwdziałania dyskryminacji płacowej.
Pobierz darmowy raport z badania systemów premiowych
Transparentność wynagrodzeń i dyrektywa 2023/970
Transparentność wynagrodzeń staje się jednym z najważniejszych wyzwań we współczesnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Szczególne znaczenie w tym obszarze ma Dyrektywa UE 2023/970, którą Polska, podobnie jak pozostałe kraje Unii Europejskiej, będzie musiała wdrożyć do 7 czerwca 2026 roku. Jej głównym celem jest zapewnienie równości wynagrodzeń za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, zwiększenie przejrzystości procesów płacowych oraz ograniczenie luki płacowej między kobietami i mężczyznami.
Siatka wynagrodzeń pozwala uporządkować i ujednolicić zasady wynagradzania w całej organizacji, eliminując przypadkowość decyzji płacowych. Dzięki jasno określonym widełką płacowym dla poszczególnych kategorii zaszeregowania proces ustalania płac staje się przewidywalny i transparentny. Pracownicy wiedzą, w jakich granicach mieści się ich wynagrodzenie oraz jakie kompetencje, doświadczenie czy wyniki mogą pozwolić im na podwyżkę wynagrodzeń. Firmy natomiast ograniczają ryzyko nieświadomej dyskryminacji, ponieważ poziom wynagrodzenia wynika ze zdefiniowanych kryteriów, a nie z uznaniowych ocen menedżerów.
Jednym z kluczowych celów Dyrektywy 2023/970 jest zmniejszenie gender pay gap, czyli różnicy wynagrodzeń między kobietami a mężczyznami wykonującymi tę samą lub równoważną pracę. Siatka płac, opierająca się na wartościowaniu stanowisk i obiektywnych kryteriach, pozwala łatwo porównać wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podobnych stanowiskach oraz wychwycić potencjalne nieuzasadnione rozbieżności. Dzięki temu firmy w łatwy i szybki sposób mogą uzasadnić ewentualne nierówności płacowe i w razie potrzeby wprowadzić działania korygujące.
Siatka wynagrodzeń pozwala również ograniczyć inne zjawiska zaburzające prawidłową strukturę płac, takie jak kompresja i inwersja płac. Kiedy różnice między wynagrodzeniem pracowników doświadczonych a nowo zatrudnionych są zbyt małe, w organizacji pojawia się kompresja płac, która może obniżać motywację i poczucie sprawiedliwości. Z kolei inwersja płac, czyli sytuacja, w której pracownicy z krótszym stażem zarabiają więcej niż osoby z dużym doświadczeniem, jest częstym źródłem napięć i odejść z firmy. Odpowiednio zaprojektowane widełki płacowe, stała kontrola poziomów wynagrodzeń i możliwość monitorowania anomalii skutecznie minimalizują te problemy.
Jednym z kluczowych wymogów dyrektywy jest także przejrzystość procesów związanych z awansowaniem i przyznawaniem podwyżek. Siatka płac w naturalny sposób ułatwia spełnienie tego obowiązku. Jasno określa bowiem, jakie kompetencje, doświadczenie lub wyniki są wymagane, aby pracownik mógł przejść na wyższy poziom zaszeregowania. Dzięki temu zarówno pracownicy, jak i menedżerowie otrzymują przejrzyste kryteria działania, co usprawnia planowanie ścieżek kariery oraz budżetu wynagrodzeń.
Firmy pozbawione spójnych i obiektywnych systemów wynagrodzeń będą miały znacząco trudniejsze zadanie podczas wdrożenia unijnej dyrektywy. Brak uporządkowanej siatki płac zwiększa ryzyko niezgodności z prawem, naraża organizację na sankcje finansowe, a także podnosi prawdopodobieństwo sporów z pracownikami i konieczność przeprowadzania kosztownych audytów naprawczych. Siatka wynagrodzeń staje się więc podstawowym narzędziem, na którym można zbudować wszystkie pozostałe elementy związane z transparentnością płac, począwszy od raportowania różnic wynagrodzeń, przez analizę spójności płacowej, aż po tworzenie polityk wynagrodzeń oraz przejrzystych ścieżek rozwoju zawodowego.
Przykłady siatek płac w sektorze publicznym
W sektorze publicznym siatki płac od wielu lat stanowią podstawę systemów wynagrodzeń. Są one formalnie ustalane w ustawach, rozporządzeniach lub regulaminach, co oznacza, że są jednakowe dla całej grupy zawodowej w skali kraju. Taki model zapewnia wysoki poziom transparentności oraz umożliwia państwu kontrolę nad budżetem wynagrodzeń w kluczowych obszarach takich jak edukacja, zdrowie czy bezpieczeństwo publiczne.
Jednym z obszarów, w których obowiązują siatki wynagrodzeń jest ochrona zdrowia. Wynagrodzenia pracowników medycznych są tu regulowane poprzez współczynniki pracy, które są podstawą dla obliczania wynagrodzenia zasadniczego pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych. System ten umożliwia ustalanie wynagrodzeń w sposób bardziej obiektywny, a jednocześnie odpowiada na potrzebę większej transparentności wynagrodzeń .
W praktyce oznacza to, że wynagrodzenia pracowników ochrony zdrowia, w tym wynagrodzenia lekarzy, pielęgniarek oraz wszystkich osób wykonujących zawód medyczny, są powiązane z konkretnymi kategoriami zaszeregowania. Dzięki temu siatka płac zapewnia przejrzyste reguły, a siatka płac eliminuje przypadki nadmiernej uznaniowości. Każdy współczynnik pracy określony ustawowo wskazuje, jaka jest wysokość minimalnego wynagrodzenia dla danej grupy zawodowej. Tak zbudowana ustawowa siatka płac tworzy podstawę do wyliczenia m.in minimalnego wynagrodzenia lekarzy, wysokości płac pielęgniarek oraz pozostałych grup pracowników medycznych. W tym kontekście często pojawia się także pojęcie najniższe wynagrodzenie zasadnicze, które ma kluczowe znaczenie dla procesów takich jak podwyższanie wynagrodzenia zasadniczego czy coroczna weryfikacja stawek.
Dla przykładu siatka płac pielęgniarek oparta jest na kategoriach zaszeregowania powiązanych z wykształceniem, zakresem odpowiedzialności oraz specjalizacjami. Dzięki temu wynagrodzenie danej pielęgniarki musi mieścić się w formalnie określonych widełkach płacowych, co wprowadza spójność między różnymi grupami pracowników medycznych. W podobny sposób regulowane są wynagrodzenia lekarzy, zarówno tych dopiero rozpoczynających pracę, jak i specjalistów z wieloletnim doświadczeniem.
Podobne rozwiązania stosowane są także poza sektorem medycznym. Siatka płac w służbach mundurowych jest jednym z najbardziej sformalizowanych systemów wynagrodzeń w Polsce. Opiera się na mnożnikach kwoty bazowej oraz jasno określonych kategoriach zaszeregowania związanych ze stopniem służbowym. Tu również obowiązują precyzyjnie określone widełki płacowe, które mają ograniczyć kompresję płac oraz inwersję płac, a jednocześnie zachować spójność między stanowiskami i poziomami odpowiedzialności.
Podsumowanie
Siatki wynagrodzeń stają się dziś nie tylko narzędziem porządkującym politykę płacową, lecz podstawą nowoczesnego HR. W obliczu nadchodzących obowiązków wynikających z Dyrektywy UE 2023/970 organizacje muszą zrezygnować z uznaniowych decyzji płacowych na rzecz spójnych, obiektywnych i jasno opisanych zasad. Odpowiednio zaprojektowana siatka płac pomaga nie tylko spełnić wymogi prawne, ale także zbudować zaufanie pracowników, wzmocnić kulturę transparentności i zmniejszyć ryzyko nierówności płacowych.
Przejrzyste widełki, obiektywne wartościowanie stanowisk oraz jasne kryteria awansów i podwyżek sprawiają, że firmy stają się bardziej konkurencyjne. Organizacje, które zaczną wdrażać uporządkowane systemy wynagrodzeń już teraz, zyskają strategiczną przewagę, unikną ryzyk regulacyjnych oraz stworzą środowisko pracy oparte na sprawiedliwości i partnerskich relacjach. W dobie rosnącej presji na transparentność to właśnie siatki płac stanowią najważniejszy filar nowoczesnej polityki HR. Pomagają budować stabilność, efektywność i zaufanie w całej organizacji.
