Atrakcyjne pakiety benefitów stały się istotnym elementem budowania przewagi konkurencyjnej pracodawcy. Dobrze zaprojektowane systemy świadczeń pracowniczych pomogą przyciągnąć, zmotywować i zatrzymać pracowników. Przy wyborze atrakcyjnych benefitów pracowniczych pracodawca powinien mieć jednak na uwadze przepisy dotyczące podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne.
Benefity pracownicze, mimo że są świadczeniami pozapłacowymi, często stanowią przychód ze stosunku pracy – co wiąże się z obowiązkiem ich opodatkowania oraz oskładkowania. Szczegółowe regulacje prawne i podatkowe zależą zarówno od rodzaju benefitu, jak i sposobu jego przekazania. Dlatego przed wprowadzeniem świadczeń pozapłacowych warto zrozumieć, w jaki sposób wpływają one na obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego.
W niniejszym artykule przybliżymy najważniejsze aspekty rozliczania pakietu benefitów zarówno w kontekście podatku dochodowego, jak i składek na ubezpieczenia społeczne z perspektywy pracodawcy.
Czym są benefity pracownicze i jakie są ich rodzaje z perspektywy podatkowej?
Benefity pracownicze, lub inaczej świadczenie pozapłacowe, to dodatkowe korzyści, które otrzymują pracowniczy poza wynagrodzeniem pieniężnym. Ich głównym celem jest zwiększenie atrakcyjności miejsca pracy, poprawa zaangażowania i lojalności pracowników.
Choć pojęcie benefitów pracowniczych nie zostało jednoznacznie zdefiniowane w przepisach prawa, przyjmuje się, że są to dodatkowe korzyści niezwiązane bezpośrednio z wynagrodzeniem finansowym, zarówno wynagrodzeniem zasadniczym jak i stałymi i zmiennymi składnikami o charakterze pieniężnym.
W praktyce benefity mają najczęściej charakter motywacyjny lub socjalny i wynikają z polityki firmy, a nie z obowiązków narzuconych przepisami. Chociaż niektórzy zaliczają do nich także świadczenia wynikające z regulacji BHP (np. odzież robocza czy posiłki regeneracyjne), to jednak w powszechnym rozumieniu benefity to przede wszystkim dobrowolne świadczenia oferowane przez pracodawcę, które mają podnieść komfort pracy i zaangażowanie zespołu.
Z perspektywy podatkowej możemy wyróżnić 3 rodzaje benefitów pracowniczych:
Benefity opodatkowane i oskładkowane
To świadczenia pracownicze, które stanowią dla pracownika przychód i nie korzystają ze zwolnień podatkowych. Zazwyczaj są to powszechnie oferowane benefity komercyjne:
prywatna opieka medyczna (jeśli nie jest wymagana przepisami BHP)
karta sportowa (np. karta Multisport)
ubezpieczenie grupowe opłacane przez pracodawcę
samochód służbowy wykorzystywany do celów prywatnych
bony towarowe, vouchery (niefinansowane z ZFŚS)
abonamenty subskrypcyjne (np. platformy streamingowe).
W tych przypadkach firmy oferujące benefity powinny doliczyć wartość świadczenia do wynagrodzenia pracownika, pobrać zaliczkę na PIT i opłacić składki ZUS – chyba że wystąpią szczególne okoliczności wyłączające ten obowiązek.
Benefity zwolnione z opodatkowania (częściowo lub w całości)
Ustawa o PIT przewiduje szereg zwolnień podatkowych dla niektórych świadczeń – zwłaszcza tych, które mają charakter socjalny lub edukacyjny. Kluczowy jest tu art. 21 ustawy o PIT, który wymienia konkretne sytuacje, w których przychód pracownika nie podlega opodatkowaniu.
Do najczęściej stosowanych zwolnień należą:
świadczenia finansowane z ZFŚS (np. paczki świąteczne, bony, dofinansowanie wypoczynku) – do limitu 1000 PLN rocznie,
zapomogi losowe – np. z tytułu choroby, zdarzeń losowych (do 6000 PLN rocznie),
dopłata do okularów korekcyjnych – jeśli wynika z obowiązków BHP i pracy przy komputerze,
szkolenia i kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe – jeśli pozostają w związku z obowiązkami pracowniczymi,
świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (np. opłacenie studiów podyplomowych).
Zastosowanie zwolnienia podatkowego zawsze wymaga spełnienia określonych warunków – np. limitu kwotowego lub odpowiedniego źródła finansowania (ZFŚS).
3. Benefity nieodpłatne lub częściowo odpłatne
Niektóre świadczenia mogą być udostępniane pracownikom za darmo lub za symboliczną opłatą. W takim przypadku przychodem pracownika jest różnica między wartością rynkową świadczenia a wniesioną przez niego opłatą. Pracodawca ma obowiązek odpowiednio wycenić takie świadczenie i rozliczyć je podatkowo i składkowo.
Przykład:
Pracownik płaci 50 PLN miesięcznie za prywatny pakiet medyczny, którego wartość rynkowa wynosi 200 PLN. Do opodatkowania i oskładkowania należy przyjąć kwotę 150 PLN miesięcznie.
Wdrożenie atrakcyjnego pakietu benefitów krok po kroku – na co uważać w kontekście podatkowym
Sprawdź, czy benefit generuje przychód pracownika
Zgodnie z ustawą o PIT, przychód ze stosunku pracy powstaje wtedy, gdy pracownik odnosi wymierną, zindywidualizowaną korzyść. Oznacza to, że nie każde ze świadczeń przysługujących pracownikowi automatycznie podlega opodatkowaniu. Przykładowo, imiennie przyznany pakiet medyczny będzie traktowany jako przychód, natomiast udział w imprezie integracyjnej już niekoniecznie, o ile świadczenie to ma charakter ogólny i nie można przypisać jego wartości konkretnej osobie.
Zweryfikuj, czy świadczenie pracownicze podlega opodatkowaniu i/lub oskładkowaniu
W przypadku wielu świadczeń przysługujących pracownikowi możliwe jest zastosowanie zwolnień z podatku dochodowego (np. art. 21 ust. 1 ustawy o PIT) lub ze składek ZUS (zgodnie z rozporządzeniem składkowym). Kluczowe znaczenie ma tu m.in. źródło finansowania. Przykładowo: paczki świąteczne sfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) mogą korzystać ze zwolnienia podatkowego do określonego limitu, natomiast karta sportowa opłacona ze środków obrotowych firmy będzie już opodatkowana i oskładkowana.
Określ wartość świadczeń przysługujących pracownikowi
W przypadku świadczeń niepieniężnych lub częściowo odpłatnych, konieczne jest ustalenie ich wartości rynkowej. Jeżeli pracownik ponosi częściową opłatę za benefit, opodatkowaniu podlega tylko różnica między wartością rynkową a wniesioną opłatą. Należy udokumentować sposób ustalenia tej wartości np. na podstawie faktur od dostawców lub powszechnie dostępnych cenników.
Zadbaj o właściwe ujęcie benefitów w dokumentacji płacowej
Wartość przyznanych benefitów, o ile stanowią przychód pracownika, powinna zostać ujęta w liście płac. W przypadku świadczeń oskładkowanych należy uwzględnić je również w podstawie wymiaru składek ZUS oraz rozliczyć w deklaracjach. Prawidłowa ewidencja tych świadczeń jest istotna nie tylko dla rozliczeń, ale też w przypadku ewentualnej kontroli.
Przygotuj procedury i polityki wewnętrzne
Dobrą praktyką jest opracowanie regulaminu lub polityki benefitowej, w której jasno określone zostaną zasady przyznawania świadczeń, ich źródło finansowania oraz warunki korzystania. W przypadku świadczeń finansowanych z ZFŚS należy prowadzić oddzielną ewidencję oraz zapewnić przejrzystość księgową (np. poprzez wydzielenie osobnego konta funduszu).
Przemyśl sposób komunikacji z pracownikami
Nie każdy pracownik ma świadomość, że część nawet najbardziej atrakcyjnych benefitów może zwiększyć jego przychód brutto, a tym samym wpłynąć na wysokość zaliczki na podatek oraz składek ZUS. Dlatego ważne jest, aby przed wdrożeniem benefitów jasno poinformować zespół o możliwych skutkach podatkowych niektórych świadczeń takich jak prywatna opieka medyczna, karta sportowa czy ubezpieczenie grupowe.
Atrakcyjne pakiety benefitów to dziś nie tylko narzędzie budowania wizerunku pracodawcy i zwiększania zaangażowania zespołu, ale również obszar, który wymaga rzetelnego podejścia pod kątem podatkowym i składkowym. Wprowadzenie świadczeń pracowniczych wiąże się z koniecznością weryfikacji, czy generują one przychód pracownika, podlegają opodatkowaniu lub oskładkowaniu oraz czy możliwe jest zastosowanie zwolnień.
Dobrze zaprojektowane i prawidłowo rozliczane pakiety benefitów mogą stanowić realną wartość dla pracowników, jednocześnie minimalizując ryzyko podatkowe i kontrolne po stronie pracodawcy. Kluczowe jest tu m.in. właściwe ustalenie wartości świadczeń, udokumentowanie źródła ich finansowania, a także ujęcie ich w dokumentacji płacowej.
Wdrożenie atrakcyjnych pakietów benefitów warto poprzedzić analizą prawną i księgową w taki sposób, aby korzyści dla zespołu nie skutkowały nieprzewidzianymi obowiązkami wobec ZUS i urzędu skarbowego. Transparentność, wewnętrzne procedury i jasna komunikacja z pracownikami to elementy, które pozwalają nie tylko ograniczyć ryzyko, ale też budować zaufanie do oferowanego systemu świadczeń.
Pobierz darmowy raport z badania systemów premiowych
