Obecnie organizacje prześcigają się w oferowaniu coraz bardziej rozbudowanych pakietów benefitów pracowniczych. Niestety w wielu firmach nadal brakuje regularnej analizy ich skuteczności. Tymczasem nawet najbardziej bogata oferta świadczeń nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli pracownicy nie będą z niej korzystać lub uznają ją za mało atrakcyjną. W rezultacie może się okazać, że przyznawane świadczenia nie spełniają swoich podstawowych celów, a więc nie wspierają ani przyciągania talentów, ani motywowania, ani tym bardziej zatrzymywania pracowników. Dlatego tak ważne jest, aby organizacje nie tylko inwestowały w benefity, lecz także regularnie mierzyły ich efektywność.
Czym jest pakiet benefitów?
Benefity to jeden z pięciu elementów koncepcji total rewards. Definiuje się je jako wszystkie świadczenia pozapłacowe, które pracodawca oferuje swoim pracownikom w celu zwiększenia ich satysfakcji z pracy, bezpieczeństwa i zdrowia. W praktyce oznacza to zarówno klasyczne świadczenia finansowe, jak i niefinansowe. Do najbardziej uniwersalnych benefitów należą m.in.:
- prywatna opieka medyczna,
- karty sportowe,
- ubezpieczenia grupowe,
- programy emerytalne,
- dofinansowanie posiłków,
- programy mental health,
- świadczenia dla rodziców,
- elastyczny czas pracy czy możliwość pracy zdalnej.
Coraz więcej firm wdraża także nowoczesne świadczenia ukierunkowane na dobrostan, takie jak konsultacje psychologiczne, warsztaty dotyczące stresu, programy well-beingowe czy indywidualne budżety rozwojowe. Dzięki temu pakiet benefitów staje się nie tylko dodatkiem, lecz integralnym elementem strategii HR i employer brandingu. Warunek jest jeden: świadczenia muszą być dobrze dopasowane do potrzeb.
Po co mierzyć skuteczność świadczeń pozapłacowych?
W ramach zarządzania benefitami pracowniczymi pracodawcy nie powinni się skupiać wyłącznie na wyborze benefitów dla pracowników i ich inwentaryzacji, ale weryfikować ich skuteczność, czyli sprawdzać, czy rzeczywiście przyczynią się do realizacji celów, którym przyświecały, czyli np.:
- wzrost zaangażowania
- poprawa satysfakcji
- zmniejszenie rotacji
- przyciąganie talentów
- poprawa dobrostanu pracowników.
Bez regularnej analizy działanie firmy staje się intuicyjne. W rezultacie niektóre świadczenia pozostają kosztowne, a jednocześnie mało efektywne. Zdarza się również, że organizacje pomijają benefity, które mogłyby znacząco wpłynąć na motywację i lojalność pracowników. Mierzenie wpływu benefitów pozwala natomiast lepiej planować budżet, ograniczać nadmierne koszty i inwestować w to, co naprawdę działa.
Jak mierzyć skuteczność benefitów dla pracowników?
Poniżej przedstawiamy najważniejsze obszary, które należy monitorować w ramach profesjonalnej analizy benefitów.
Analiza wykorzystanie benefitów pozapłacowych
Podstawowym krokiem jest sprawdzenie, czy pracownicy faktycznie korzystają z oferowanych świadczeń. Jeśli odsetek użytkowników danego benefitu jest niski, konieczna jest dalsza diagnoza. Główne powody niskiego wykorzystania to:
1. niedopasowanie do konkretnej grupy odbiorców
- Różne grupy pracowników mają różne potrzeby. Przykładowo:
- młode osoby mogą nie być zainteresowane ubezpieczeniem na życie
- osoby bez dzieci nie odczują potrzeby korzystania z przedszkoli firmowych
- pracownicy fizyczni mogą bardziej cenić posiłki niż karty sportowe.
Niedopasowany benefit generuje koszty, ale nie przynosi zamierzonych efektów.
2. brak satysfakcji z otrzymywanych świadczeń pozapłacowych wśród pracowników
Czasem benefit początkowo wydaje się atrakcyjny, ale okazuje się mało praktyczny.
Może być:
- trudny w użyciu
- zbyt skomplikowany
- niedopasowany do stylu życia.
Wtedy zainteresowanie naturalnie spada.
3. niewystarczające komunikacja
Problem często leży nie w samym pakiecie świadczeń, ale braku wiedzy, jakie benefity firma oferuje. Pracownicy mogą nie wiedzieć, że dany rodzaj benefitów pracowniczych w ogóle istnieje, nie rozumieć zasad korzystania lub w nieodpowiedni sposób postrzegać jego wartość. W takiej sytuacji warto opracować nową kampanię informacyjną np. krótkie przewodniki, infografiki, webinary czy konsultacje z działem HR, które pomogą pracownikom w pełni zrozumieć i docenić dostępne benefity.
Analizując wykorzystanie, warto stosować wskaźniki:
- utilization Rate,
- cost per user,
- frequency of Use,
- Benefit Awareness Score.
Satysfakcja z benefitów dla pracowników
Trudno sobie wyobrazić ocenę skuteczności benefitów bez analizy zadowolenia pracowników. W tym celu warto cyklicznie (np. raz do roku) przeprowadzać badanie satysfakcji z oferowanych benefitów. Dobrze zaprojektowane badanie satysfakcji powinno obejmować m.in.:
- ocenę użyteczności benefitów
- ocenę ich atrakcyjności
- ocenę wygody korzystania
- pytania o brakujące świadczenia.
Regularna analiza satysfakcji pozwala zidentyfikować świadczenia, które nie spełniają swojej roli, oraz te, które pracownicy wyjątkowo cenią.
Dopasowanie do indywidualnych potrzeb
Satysfakcja to jedno, a potrzeby drugie, a te potrafią być bardzo różne. Dlatego benefity dla pracowników powinny być zindywidualizowane. Coraz więcej firm korzysta z:
- systemów kafeteryjnych
- indywidualnych budżetów benefitowych
- elastycznych pakietów wellbeingowych
- możliwości wyboru benefitów zależnie od etapu życia.
Warto pamiętać, że satysfakcja nie zawsze oznacza dopasowanie. Pracownicy mogą lubić benefit, ale niekoniecznie go potrzebować. Dlatego analiza powinna obejmować pytania o potrzeby, nie tylko opinie.
Wpływ na cele HR
Aby ocenić pełną skuteczność benefitów dla pracowników, trzeba sprawdzić, czy wpływają na najważniejsze wskaźniki HR, takie jak:
- rotacja
- absencja
- zaangażowanie
- eNPS
- produktywność
- employer branding.
Na przykład, jeśli firma wdrożyła prywatną opiekę medyczną, warto sprawdzić, czy zmniejszyły się krótkotrwałe absencje chorobowe. Z kolei, jeśli oferujemy benefity wellbeingowe, czy poprawił się poziom satysfakcji i obniżył stres.
Skuteczność komunikacji benefitów
Nawet najbardziej atrakcyjny i rozbudowany pakiet świadczeń pozapłacowych nie spełni swojej roli, jeśli pracownicy nie będą o nim wiedzieli.
Warto mierzyć skuteczność komunikacji poprzez:
- statystyki z platform benefitowych
- open rate mailingów
- liczbę wejść na intranet
- liczbę pytań do HR po kampanii informacyjnej
- frekwencję na spotkaniach i webinarach.
Niska świadomość świadczeń to najczęstsza przyczyna ich niskiej skuteczności.
Analiza kosztów vs. odczuwanej wartości
Analizując benefity pozapłacowe oferowane pracownikom, powinniśmy zadać sobie również pytanie: czy koszt świadczeń idzie w parze z jego wartością dla pracowników? Mówiąc prościej, czy dana inwestycja jest opłacalne. Powinniśmy wziąć pod uwagę:
- koszt per pracownik
- liczbę użytkowników
- wpływ na kluczowe wskaźniki HR
- wartość subiektywną (czy pracownicy uważają benefit za cenny).
Czasem najtańsze benefity (np. elastyczne godziny pracy) są najbardziej skuteczne.
Porównanie rynkowe
Firmy nie funkcjonują w próżni, dlatego warto regularnie sprawdzać:
- jakie benefity oferuje konkurencja
- jakie są trendy rynkowe
- jakie świadczenia są standardem w branży
- jakie benefity stają się przestarzałe.
Benchmark warto robić co 12-24 miesiące, aby nie wypaść z rynku.
Pobierz darmowy raport z badania systemów premiowych
Wyzwania w analizie benefitów — o czym warto pamiętać
Analiza skuteczności benefitów jest niezbędna, ale niekiedy napotyka na pewne bariery. Mierzenie efektywności świadczeń pozapłacowych nie jest procesem łatwym, ponieważ wymaga łączenia danych ilościowych, jakościowych, finansowych oraz informacji pochodzących z wielu działów. Aby uniknąć błędów i nie wyciągać pochopnych wniosków, warto być świadomym najczęściej występujących wyzwań.
1. Niska responsywność w badaniach pracowniczych
Ankiety dotyczące benefitów nie cieszą się dużą popularnością. Pracownicy często nie czują, że ich głos ma realny wpływ na ofertę świadczeń oferowanych pracownikom, albo nie mają czasu na jej uzupełnienie. Niska responsywność prowadzi do niepełnych danych, które mogą zniekształcać obraz faktycznych pracowników. Dlatego firmy powinny dbać o to, żeby badania były regularnie przeprowadzane. Warto również zadbać właściwą komunikację celu i korzyści z udziału w ankiecie.
2. Trudność w łączeniu danych z wielu źródeł
Aby rzetelnie ocenić skuteczność benefitów, konieczne jest przeanalizowanie danych z platform benefitowych, systemów kadrowych, narzędzi HR, informacji finansowych oraz wyników badań satysfakcji. Często są to rozproszone systemy, które nie są ze sobą zintegrowana, co utrudnia kompleksową analizę. W efekcie dane są niespójne, niekompletne lub wymagają czasochłonnego przygotowania.
3. Brak jasno określonych celów wdrożonych świadczeń
W wielu firmach benefity są wprowadzane ad hoc, bez wcześniejszego zdefiniowania mierzalnych celów. Trudno jednak ocenić skuteczność świadczenia, jeśli nie wiadomo, czemu miało służyć: redukcji rotacji? poprawie morale? zmniejszeniu absencji? Bez określonych KPI analizowanie wyników, staje się subiektywne i nie prowadzi do realnej optymalizacji pakietu.
4. Skupienie na opiniach zamiast na rzeczywistych potrzebach
W badaniach benefitów często dominuje pytanie: „jak oceniasz ten benefit?”. Tymczasem opinia nie zawsze odzwierciedla faktyczną potrzebę. Pracownik może pozytywnie oceniać benefit, z którego nigdy nie skorzysta, lub krytykować świadczenie, które jest dla niego mało istotne, ale dla innych kluczowe. Dlatego analizy powinny uwzględniać zarówno deklaracje, jak i realne dane dotyczące korzystania. Dopiero po połączeniu tych dwóch perspektyw otrzymujemy pełen obraz sytuacji.
5. Brak kompetencji analitycznych w zespołach HR
HR coraz bardziej ewoluuje w kierunku roli strategicznej, wymagającej analizy danych, wyciągania wniosków i raportowania wpływu działań na wskaźniki biznesowe. W wielu organizacjach kompetencje analityczne nie są jednak jeszcze standardem. Brak umiejętności pracy z danymi, interpretacji statystyk czy tworzenia wniosków opartych na danych może prowadzić do nietrafionych decyzji dotyczących benefitów.
Podsumowanie
Skuteczne zarządzanie benefitami dla pracowników wymaga systematycznej analizy i podejścia opartego na danych. Aby ocenić wartość świadczeń, pracodawca powinien odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:
1. Czym są benefity i czy odpowiadają potrzebom pracowników?
Czy pakiet obejmuje wartościowe świadczenia, takie jak pakiet medyczny, elastyczny czas pracy czy możliwości rozwoju?
2. Czy pracownicy z nich korzystają?
Jak wygląda poziom wykorzystania poszczególnych benefitów?
3. Czy pracownicy są zadowoleni z benefitów?
Czy uważają je za użyteczne i dopasowane?
4. Czy komunikacja benefitów jest skuteczna?
Czy pracownicy wiedzą, co im przysługuje i jak z tego korzystać?
5. Czy benefity wspierają cele HR?
Jak wpływają na rotację, absencję, zaangażowanie?
6. Jak wypadają na tle rynku?
Czy firma oferuje konkurencyjny pakiet?
Dobrze dobrane i właściwie zarządzane benefity dla pracowników mogą realnie wspierać motywację, lojalność i satysfakcję. Jednak aby pełniły tę rolę, konieczne jest ich regularne mierzenie, analizowanie i dostosowywanie do zmieniających się potrzeb organizacji.
