Etap przygotowania i projektowanie procesu wartościowania
Pierwszym i najważniejszym etapem jest przygotowanie całego procesu. Niestety to właśnie tutaj pojawia się najwięcej błędów, które potem trudno naprawić.
#1 Brak aktualnych opisów stanowisk
Organizacje często rozpoczynają proces wartościowania bez aktualnych i kompletnych opisów stanowisk. Opis stanowiska powinien zawierać zakres obowiązków, wymagania, odpowiedzialności oraz warunki, w jakich praca jest wykonywana. Jeśli informacje są niekompletne lub nieaktualne, ocena stanowiska nie będzie rzetelna.
#2 Brak zaangażowania kluczowych interesariuszy
Kolejnym problemem jest brak jasno określonego celu wartościowania. Może się to wydawać mało istotne, ale bez tego proces może być źle zaplanowany i nieprzekonujący dla pracowników i kadry menedżerskiej. Warto więc zdefiniować po co przeprowadza się wartościowanie stanowisk i jakie korzyści ma przynieść. Czy celem jest wyrównanie różnic płacowych, dostosowanie do rynku pracy, czy może zgodność z wymogami prawa, takimi jak dyrektywa UE (2023/970)?
#3 Niewłaściwy dobór kryteriów oceny
Bardzo ważnym aspektem na etapie planowania jest dobór zespołu, który będzie przeprowadzał wartościowanie. Często zdarza się, że w skład takiego zespołu wchodzą wyłącznie specjaliści z działu HR, którzy nie mają pełnej wiedzy na temat specyfiki pracy w poszczególnych działach. Brak zaangażowania menedżerów liniowych lub przedstawicieli różnych działów skutkuje subiektywnymi ocenami i niską akceptacją wyników. Najlepsze efekty przynosi powołanie interdyscyplinarnego, zespołu, w którym znajdą się osoby przeszkolone w metodzie wartościowania i reprezentujące różne obszary organizacji.
#4 Brak transparentności procesu
Kolejny newralgiczny moment to zaprojektowanie narzędzi do oceny stanowisk. Niestety i na tym etapie organizacje popełniają wiele błędów. Pierwszym z nich jest nieodpowiedni dobór kryteriów wartościowania. Z jednej strony są one niedostosowne do specyfiki danej firmy: jej celów, strategii i kultury organizacyjnej. Z drugiej nie spełniają podstawowych wymogów dyrektywy (2023/970) o transparentności wynagrodzeń, a więc nie są obiektywne i neutralne płciowo.
Problemem może być również wybór zbyt dużej liczby kryteriów, co komplikuje proces i nie poprawia jakości oceny. Z kolei zbyt mała liczba kryteriów może prowadzić do pomijania istotnych aspektów pracy. Z naszego doświadczenia wynika, że najlepiej stosować do 10-15 kryteriów.
Wielu kłopotów może przysporzyć także ustalenie niewłaściwych wag poszczególnych kryteriów. Przykładowo jeśli uwypuklimy czas pracy kosztem odpowiedzialności czy złożoności zadań, możemy sztucznie zawyżyć wartość niektórych stanowisk.
Sprawdź artykuły na blogu
Etap oceniania stanowisk
Po przygotowaniu procesu można przejść do oceniania stanowisk. Podczas tego etapy firmy popełniają błędy, które mogą podważyć cały sens wartościowania.
#5 Subiektywne oceny
Dość powszechnym i jednocześnie najbardziej niebezpiecznym problemem jest ocenianie konkretnych osób, a nie stanowisk, które zajmują. Proces wartościowania powinien odbywać się w oparciu o rzeczywisty zakres zadań i obowiązków, a nie na podstawie indywidualnych cech i predyspozycji poszczególnych osób.
#6 Brak kalibracji wyników
Dużym błędem jest również brak ujednoliconych standardów oceny i nadmierny subiektywizm. Często zdarza się, że członkowie zespołu wartościującego różnie rozumieją kryteria lub stosują własne zasady. Niestety brak kalibracji ocen może prowadzić do niespójności, co rodzi sprzeciw i wątpliwości. W rezultacie osłabia wiarygodność całego procesu i negatywnie wpływa na jego postrzeganie przez pracowników. Aby temu zapobiec, konieczne jest przeprowadzenie szkoleń dla zespołu, stosowanie wspólnych narzędzi i organizowania regularnych spotkań kalibracyjnych, podczas których oceny są omawiane i ujednolicane.
Pobierz darmowy arkusz do wartościowania stanowisk
Etap opracowania i wdrażania wyników
To etap, który często jest traktowany jako formalność, a w praktyce ma kluczowe znaczenie dla skuteczności całego procesu wartościowania. Nawet najlepiej zaprojektowana metoda i rzetelnie przeprowadzone oceny nie przyniosą efektu, jeśli wyniki nie zostaną odpowiednio wdrożone i zakomunikowane.
#7 Niewłaściwe powiązanie wyników z systemem wynagradzania
Błędem, który może zniweczyć kilkumiesięczny proces wartościowania jest brak transparentności i odpowiedniej komunikacji z pracownikami. Organizacje często zapominają o przekazaniu pracownikom informacji o tym, jak wyglądał proces, jakie kryteria zostały zastosowane i w jaki sposób oceniano stanowiska. Pracownicy czują się wtedy pomijani, a cały proces traci na wiarygodności.
Warto pamiętać, że wartościowanie stanowisk nie powinno być traktowane wyłącznie jako narzędzie dla działów HR czy zarządu, ale być podstawą komunikacji z pracownikami. Dobrą praktyką po przeprowadzonym wartościowaniu jest przedstawienie pracownikom przebiegu całego procesu, zasad oceny oraz podsumowanie jego wyników. Można rozważyć przygotowanie materiałów informacyjnych czy spotkań Q&A z menedżerami.
#8 Brak komunikacji wyników
Zdarza się, że cały proces wartościowania kończy się na etapie raportu końcowego i jego wyniki nie są wykorzystywane w zarządzaniu wynagrodzeniami, awansami czy planowaniem zatrudnienia. A to duży błąd, bo wartościowanie ma sens tylko wtedy, gdy staje się podstawą do dalszych działań. Jeśli organizacje nie wykorzystają wyników w praktyce, pracownicy mogą dostrzec brak ich konsekwencji i stracić zaufanie do całego procesu.
#9 Brak monitorowania i przeglądu
Niestety bardzo często wartościowanie traktowane jest jako działanie jednorazowe. Tymczasem organizacje funkcjonują na dynamicznym rynku pracy i ulegają ciągłym przeobrażeniom. Zmianom może ulec struktura organizacyjna, zakres obowiązków czy powstają nowe stanowiska pracy. Dlatego wartościowanie powinno być procesem ciągłym. Rekomendujemy aktualizację wyników co 1-2 lata lub przy istotnych zmianach organizacyjnych.
Przedstawiliśmy kilka najczęściej popełnianych przez organizacje błędów w procesie wartościowania. Warto dokładnie je przeanalizować, aby samemu ich w przyszłości nie popełniać. Świadome unikanie tych pułapek pozwoli na stworzenie rzetelnego i sprawiedliwego systemu wynagradzania, który będzie służył zarówno pracownikom, jak i całej organizacji, wspierając jej rozwój i budując zaufanie w zespole.
