Wiele organizacji mierzy się z problemem nieoptymalnych, przestarzałych lub niespójnych procesów HR. Według raportu SHRM z 2022 roku zaledwie 18% liderów HR uważa, że ich strategia HR jest w pełni zintegrowana z celami organizacji, co wskazuje na istotny problem z dopasowaniem działań HR do strategicznych potrzeb firmy. Dlatego też coraz więcej firm decyduje się na wsparcie zewnętrznego partnera przy analizie efektywności procesów HR. Pozwala to spojrzeć na organizację z innej niż dotychczas perspektywy. Takie działanie pomoże zidentyfikować luki w obecnych procesach, wskazać obszary wymagające poprawy oraz pomóc wdrożyć nowoczesne rozwiązania i narzędzia, które zwiększą efektywność zarządzania zasobami ludzkimi oraz będą sprzyjać optymalizacji procesów HR.
Jak wygląda typowa analiza procesów HR prowadzona przez zewnętrznego eksperta?
Analiza efektywności procesów HR może obejmować różne obszary. Jednak niezależnie od zakresu zawsze obejmuje kilka istotnych etapów.
Wstępne przygotowanie i zapoznanie się z firmą
Zewnętrzny ekspert rozpoczyna pracę od dogłębnego poznania organizacji: jej misji, wartości, strategii biznesowej oraz kultury organizacyjnej. Pozwala to zrozumieć kontekst, w którym dział HR funkcjonuje oraz wyzwania, z którymi się mierzy. Analizowana jest również struktura organizacyjna, wielkość firmy i branża, a także sposób zarządzania ludźmi.
Przykład: Jeśli firma działa w sektorze technologicznym, duży nacisk może być położony na przyciąganie i zatrzymywanie specjalistów, natomiast w firmie produkcyjnej ważniejsze mogą być kwestie bezpieczeństwa i zarządzania zmianą.
Analiza dokumentów i narzędzi
Kolejny etap obejmuje analizę dokumentów wewnętrznych firmy. Zewnętrzny ekspert przegląda m.in.:
regulaminy pracy, które opisują prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawcy
procedury HR: procesy rekrutacji, awansów, szkoleń ocen pracowników
polityki wynagrodzeń czyli zasady ustalania wynagrodzeń, dodatków i premii
zakresy obowiązków i opisy stanowisk
regulaminy rekrutacji czyli opisy tego jak przebiega pozyskiwanie nowych pracowników, jakie są kryteria wyboru.
Celem jest ocena ich spójności, aktualności oraz zgodności z obowiązującym prawem i dobrymi praktykami HR.
Przykład: Brak precyzyjnych opisów stanowisk może prowadzić do niejasności przy porównywaniu wynagrodzeń. To może z kolei skutkować ryzykiem naruszenia zasad równości płac.
Wywiady i obserwacje
Analiza procesów HR obejmuje również rozmowy z kluczowymi interesariuszami, a więc przedstawicielami działu HR, menedżerami oraz samymi pracownikami. Pozwala to ocenić jak polityki i procedury funkcjonują w praktyce.
Przykład: Może się okazać, że mimo istnienia polityki awansów, pracownicy nie wiedzą, jakie są kryteria ich przyznawania, co obniża zaufanie do organizacji.
Analiza danych i wskaźników HR
Bardzo ważnym etapem jest również analiza danych związanych z różnymi procesami HR. Zewnętrzny ekspert zbiera dane dotyczące struktury zatrudnienie, fluktuacji, absencji, wynagrodzeń, szkoleń czy wyników ocen okresowych.
Celem tej analizy jest identyfikacja obszarów wymagających poprawy oraz potencjalnych ryzyk – np. nierówności płacowych, nieefektywnych procesów rozwojowych czy nadmiernej rotacji.
Analiza rotacji pracowników pozwala nie tylko wykryć problem, ale także zrozumieć jego przyczyny – np. brak wsparcia ze strony przełożonych lub niejasne oczekiwania wobec pracowników.
Przykład: Analiza wskaźnika rotacji wykazała, że w dziale obsługi klienta pracownicy odchodzą znacznie częściej niż w innych działach. Po rozmowach z zespołem okazało się, że główną przyczyną jest brak jasno określonych obowiązków i przeciążenie zadaniami.
Mapowanie i analiza procesów
Na tym etapie ekspert tworzy mapę procesów HR czyli schemat przebiegu działań od momentu rekrutacji, przez rozwój i ocenę pracowników, aż po ich odejście z firmy. Pomaga to dostrzec, gdzie mogą pojawiać się bariery, opóźnienia lub nieefektywności.
Mapowanie ułatwia także identyfikację obszarów, w których można wprowadzić usprawnienia lub zwiększyć transparentność (np. w ustalaniu wynagrodzeń lub kryteriów awansów).
Przykład: Proces rekrutacji może okazać się mało przejrzysty, co zniechęca kandydatów i wpływa negatywnie na employer branding.
Rekomendacje i plan działania
Na podstawie zebranych informacji ekspert przygotowuje konkretne rekomendacje i plan działań, które pozwolą usprawnić funkcjonowanie HR. Mogą to być propozycje wprowadzenia systemu wartościowania stanowisk, zmiany polityki wynagrodzeń, czy szkoleń dla menedżerów z zakresu równości i transparentności.
Dobrze przygotowany plan uwzględnia priorytety firmy, realne zasoby i oczekiwane efekty.
Przykład: Zespół otrzymał rekomendację uporządkowania opisów stanowisk, aby lepiej odzwierciedlały rzeczywisty zakres obowiązków i ułatwiały podejmowanie decyzji płacowych w oparciu o wartość pracy, a nie samą nazwę stanowiska.
Na co zwraca uwagę zewnętrzny ekspert?
Zewnętrzny ekspert ocenia efektywność procesów HR, biorąc pod uwagę zarówno ilościowe, jak i jakościowe aspekty zarządzania ludźmi. Analizuje, czy działania HR są spójne ze strategią firmy i na ile wspierają zarządzanie zasobami ludzkimi w sposób zrównoważony i efektywny.
Ekspert zwraca szczególną uwagę na:
analizę danych związanych z HR, w tym fluktuację, absencje, wyniki ocen pracowniczych,
jakość i przejrzystość procedur związanych z rekrutacją, rozwojem i wynagradzaniem pracowników,
poziom zaangażowania pracowników oraz wewnętrzną komunikację
Pobierz darmowy raport z badania systemów premiowych
Typowe problemy ujawniane podczas audytów
Analiza danych pozwala ujawnić powtarzające się błędy i niedopatrzenia, takie jak:
nieaktualne lub niespójne opisy stanowisk pracy,
brak jasno zdefiniowanych kryteriów awansu,
niedopasowanie polityki wynagrodzeń do rzeczywistej struktury organizacyjnej,
niska jakość analizy danych związanych z HR, co utrudnia wyciąganie wniosków i podejmowanie decyzji,
zbyt wysoka rotacja pracowników w wybranych działach,
brak systematycznej analizy rotacji pracowników, co utrudnia identyfikację przyczyn wysokiego wskaźnika odejść i podejmowanie działań naprawczych.
Wszystkie te aspekty mają bezpośredni wpływ na jakość zarządzania zasobami ludzkimi i mogą prowadzić do pogorszenia wyników biznesowych firmy.
Korzyści z zewnętrznego spojrzenia na procesy HR
Zaangażowanie niezależnego eksperta w analizę efektywności procesów HR przynosi szereg korzyści dla organizacji:
obiektywizm – mniejsze ryzyko subiektywnej oceny wewnętrznych praktyk,
większa otwartość pracowników na zmiany – rekomendacje z zewnątrz są często odbierane jako bardziej neutralne,
mediacja w sytuacjach spornych – ekspert może działać jako bezstronny doradca, który ułatwia komunikację między działami,
wdrożenie sprawdzonych rozwiązań i narzędzi z innych organizacji i branż,
spojrzenie z zewnątrz na zarządzanie ludźmi, co pozwala dostrzec niewidoczne wcześniej nieefektywności.
Korzyści z zewnętrznego spojrzenia na procesy HR
Aby analiza procesów przez zewnętrznego eksperta HR była jak najbardziej efektywna, warto się do niej odpowiednio przygotować. Oto kilka kluczowych kroków, które pomogą organizacji maksymalnie wykorzystać potencjał takiego wsparcia:
Zdefiniowanie celu analizy
Przed rozpoczęciem współpracy warto określić, czego firma oczekuje od audytu HR. Czy chodzi o poprawę procesów rekrutacyjnych? O analizę rotacji pracowników? O zwiększenie spójności polityki wynagrodzeń? A może efektywniejsze zarządzanie ludźmi? Jasno określony cel pomoże ekspertowi dostosować zakres działań do konkretnych potrzeb.
Dostęp do danych i dokumentów
Skuteczna analiza wymaga rzetelnych danych, zarówno ilościowych, jak i jakościowych. Przed rozpoczęciem audytu warto uporządkować dostępne materiały i przygotować listę dokumentów, które będą niezbędne do analizy danych.
Poinformuj zespół o współpracy
Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, dlaczego firma współpracuje z zewnętrznym doradcą i czego można się spodziewać. Przejrzysta komunikacja zmniejsza opór, zwiększa zaufanie i ułatwia zbieranie informacji podczas wywiadów czy ankiet.
Wyznacz osoby kontaktowe
Dobrą praktyką jest wyznaczenie kilku osób odpowiedzialnych za kontakt z ekspertem. Ułatwia to przepływ informacji, przyspiesza działania i pozwala uniknąć nieporozumień.
Zaplanuj czas na wdrożenie rekomendacji
Sama analiza to dopiero początek procesy. Warto już na etapie planowania zarezerwować ludzi, czas i pieniądze na wdrożenie rekomendowanych działań. Nawet najlepsze rekomendacje nie przyniosą efektów, jeśli nie zostaną wdrożone.
Optymalizacja procesów HR z pomocą zewnętrznego eksperta to inwestycja w rozwój organizacji i jej efektywność operacyjną oraz nowoczesne zarządzanie zasobami ludzkimi. Dzięki obiektywnemu spojrzeniu, sprawdzonym narzędziom oraz doświadczeniu w pracy z różnymi firmami, ekspert może pomóc zidentyfikować niewidoczne wcześniej problemy, zredukować koszty i zwiększyć satysfakcję pracowników.
To także doskonała okazja do tego, by uporządkować działania HR i lepiej je powiązać ze strategicznymi celami organizacji. W zmieniającym się otoczeniu biznesowym, gdzie konkurencja o pracowników staje się coraz większym wyzwaniem, taka optymalizacja może być kluczowym elementem przewagi konkurencyjnej.
