§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Qmatch Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej: „Administrator”).

Dane rejestrowe i kontaktowe Administratora:

Qmatch Consulting Sp. z o.o.
ul. Świeradowska 47, 02-662 Warszawa
NIP: PL5214022869 • KRS: 0001040620 • REGON: 525517113
E-mail: hello@qmatch.pl
Strona internetowa: https://qmatch-hr.pl

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z nami pod adresem e-mail: hello@qmatch.pl

§ 2. Źródła i kategorie przetwarzanych danych

Przetwarzamy dane osobowe, które:

podają Państwo dobrowolnie w formularzach kontaktowych lub rejestracyjnych;
przekazują Państwo podczas kontaktu mailowego lub telefonicznego;
pozyskujemy automatycznie podczas korzystania z naszej strony internetowej (dane techniczne).

Kategorie przetwarzanych danych osobowych:

dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy;
dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu;
dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, czas wizyty;
dane zawodowe kandydatów: CV, list motywacyjny, historia zatrudnienia, wykształcenie, kompetencje, referencje;
dane szczególnych kategorii (np. niepełnosprawność) – wyłącznie gdy kandydat dobrowolnie je udostępni i wyrazi odrębną zgodę.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy na podstawie art. 6 RODO w następujących celach:

a) Obsługa zapytań i komunikacja

Cel: udzielenie odpowiedzi na przesłane zapytanie, prowadzenie korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO – wykonanie umowy lub prawnie uzasadniony interes Administratora.

b) Świadczenie usług doradczych

Cel: realizacja umów na świadczenie usług.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy.

c) Marketing usług własnych

Cel: informowanie o ofercie, webinarach i materiałach edukacyjnych Administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

d) Wypełnienie obowiązków prawnych

Cel: przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny.

e) Analityka i statystyki strony

Cel: poprawa funkcjonalności serwisu i optymalizacja treści.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f lub a RODO.

f) Procesy rekrutacyjne i HR

Cel: prowadzenie procesów rekrutacyjnych na zlecenie klientów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda kandydata); dla danych szczególnych kategorii: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda).

g) Baza kandydatów (talent pool)

Cel: przechowywanie profili kandydatów i kontaktowanie ich w związku z przyszłymi rekrutacjami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – wyraźna, oddzielna zgoda kandydata na przechowywanie po zakończeniu rekrutacji.

§ 4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w § 3:

dane z formularzy kontaktowych – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu lub do czasu realizacji umowy;
dane związane z realizacją umowy – przez czas trwania umowy oraz 5 lat po jej zakończeniu (wymogi księgowe i podatkowe);
dane w celach marketingowych – do momentu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody;
dane techniczne / logi – do 12 miesięcy;
dane z plików cookies analitycznych – do 26 miesięcy.

§ 5. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

podmioty świadczące usługi IT i hostingowe (serwery, poczta e-mail, systemy CRM);
dostawcy usług księgowych i prawnych;
dostawcy narzędzi analitycznych (np. Google Analytics 4) – w zakresie udzielonych zgody;
organy publiczne – wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami prawa.

Ważne dla kandydatów: Dane kandydatów przekazywane są klientom Qmatch HR (potencjalnym pracodawcom) wyłącznie za wyraźną zgodą kandydata lub w zakresie niezbędnym do realizacji danego procesu rekrutacyjnego.

Nie sprzedajemy danych osobowych osobom trzecim.

§ 6. Przekazywanie danych do państw trzecich

Część dostawców (np. Google, Meta) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazywanie odbywa się wyłącznie na podstawie:

standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO);
decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni poziom ochrony.

Szczegóły dotyczące zastosowanych mechanizmów dostępne są na żądanie – prosimy o kontakt pod adresem: hello@qmatch.pl

§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa wynikające z RODO:

Prawo dostępu (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu i otrzymania kopii danych.
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – prawo do poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) – prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie istnieje inna podstawa prawna ich przetwarzania.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – prawo do zawieszenia przetwarzania w określonych sytuacjach.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie.
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu, w tym marketingu bezpośredniego.
Prawo do cofnięcia zgody – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt: hello@qmatch.pl. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania.

Mają Państwo także prawo złożenia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (www.uodo.gov.pl).

§ 8. Pliki cookies i technologie śledzenia

a) Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to małe pliki tekstowe przechowywane na urządzeniu użytkownika. Umożliwiają rozpoznanie przeglądarki i świadczenie spersonalizowanych usług.

b) Rodzaje stosowanych plików cookies

Niezbędne – konieczne do prawidłowego działania strony; nie wymagają zgody.
Funkcjonalne – zapamiętują preferencje użytkownika.
Analityczne – umożliwiają pomiar ruchu i analizę zachowań (np. Google Analytics 4).
Marketingowe – stosowane wyłącznie po udzieleniu zgody; umożliwiają personalizację reklam.

c) Zarządzanie plikami cookies

Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner cookies. Mogą Państwo udzielić lub odmówić zgody na poszczególne kategorie. Preferencje mogą być zmieniane w dowolnym momencie poprzez ustawienia przeglądarki lub centrum preferencji na naszej stronie.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, m.in.:

szyfrowanie połączeń protokołem SSL/TLS (HTTPS);
ograniczony dostęp – wyłącznie dla upoważnionych osób;
regularne aktualizacje oprogramowania i systemów bezpieczeństwa;
umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi.

§ 10. Odnośniki do zewnętrznych serwisów

Nasza strona może zawierać linki do zewnętrznych witryn. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za polityki prywatności tych podmiotów. Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności każdej odwiedzanej strony.

§ 11. Zmiany Polityki Prywatności

Zastrzegamy prawo do wprowadzania zmian. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania. Data ostatniej aktualizacji podana jest na początku dokumentu. O istotnych zmianach poinformujemy drogą e-mailową lub komunikatem na stronie.

§ 12. Kontakt

W razie pytań dotyczących Polityki Prywatności prosimy o kontakt:

Qmatch Consulting Sp. z o.o.
ul. Świeradowska 47, 02-662 Warszawa
NIP: PL5214022869 • KRS: 0001040620
E-mail: hello@qmatch.pl
Strona: https://qmatch-hr.pl